Conciergerie d’entreprise

À quoi sert une conciergerie d’entreprise

Les entreprises manquent rarement d’assistants compétents. Ce qui leur manque, c’est l’accès - la table qui n’est pas disponible, le vol déjà parti, la loge attribuée la saison dernière. Une conciergerie d’entreprise existe exactement pour la part qu’aucun effort interne ne résout.

Là où elle s’applique le plus souvent

• Déplacements des dirigeants et du conseil, y compris les changements de dernière minute et l’aviation privée
• Réception de clients : sport, cérémonies, fashion weeks, concerts privés et dîners
• Événements d’entreprise où le lieu, les artistes et la logistique doivent relever d’un seul mandat
• Protection rapprochée et cybersécurité pour les collaborateurs qui voyagent
• Expatriation et scolarité pour les dirigeants qui changent de pays
• Accords permanents pour les besoins récurrents, afin que rien ne soit négocié deux fois

Comment cela s’articule avec vos propres équipes

Dans la plupart des accords, nous sommes l’échelon supérieur, non le remplacement. L’assistant interne tient l’agenda et les réservations courantes ; nous prenons les demandes auxquelles le marché ouvert répond non. Le mandat reste ainsi restreint et sa valeur évidente.

La discrétion, par écrit

La confidentialité est convenue avant le début d’un mandat. Nous ne publions ni noms de clients, ni témoignages, ni études de cas - pas même anonymisées. Pour un service utilisé par des équipes dirigeantes, ce n’est pas un détail.

Ce que comprend une conciergerie d’entreprise, et ce qu’elle ne comprend pas

Un mandat d’entreprise donne à une société un seul numéro pour tout ce qui sort de ses propres opérations : déplacements des dirigeants et du conseil, aviation privée comprise ; réception de clients et événements d’entreprise ; protection rapprochée des collaborateurs qui voyagent ; expatriation, scolarité et maison d’un dirigeant qui change de pays. Nos neuf services de conciergerie sont tous ouverts à une entreprise. Lesquels sont utilisés dépend de la manière dont ses collaborateurs voyagent et de qui elle reçoit.

Ce qu’il ne comprend pas, c’est tout ce qui ferait de nous un second service voyages. Nous ne traitons pas les notes de frais, nous ne remplaçons pas l’assistant de direction, et nous ne reprenons pas ce que l’équipe interne fait déjà bien. Nous sommes l’échelon supérieur pour la demande à laquelle le marché ouvert répond non. Les questions médicales des dirigeants en déplacement sont coordonnées avec la marque médicale du groupe, Veltracon Medical ; l’astreinte médicale et la gestion des risques de voyage pour les personnes en déplacement avec Shadow ICU.

Comment se déroule un mandat d’entreprise

• La demande. Elle vient généralement d’un assistant, d’un chief of staff ou du family office : ce qui est nécessaire, pour qui, pour quand, et ce que l’équipe interne a déjà tenté.
• L’appréciation. Vous savez tout de suite si c’est faisable et de quoi cela dépend. Si une demande ne peut pas être satisfaite, nous le disons plutôt que d’accepter le mandat en espérant.
• Les conditions. Périmètre, honoraires et confidentialité par écrit avant tout engagement, pour un événement unique ou sous forme d’accord permanent pour les besoins récurrents, afin que rien ne soit négocié deux fois.
• Le travail. Un associé tient le mandat ; votre assistant garde un seul interlocuteur et un seul dossier. Les spécialistes et le réseau travaillent derrière ce nom.
• La remise. Ce qui a été organisé, pour qui et à quelles conditions, documenté pour vos archives. Aucun nom de client ne sort de la pièce.

À qui cela s’adresse

Des entreprises dont les dirigeants voyagent souvent ; des family offices qui préfèrent déléguer le volet privé de la vie d’un mandant plutôt que de bâtir la fonction eux-mêmes ; et des maisons qui reçoivent leurs clients à un niveau où l’organisation elle-même fait partie de l’impression laissée. L’entreprise tient le mandat. Le dirigeant, et souvent la famille derrière lui, tient le dossier ; là où ce volet privé dépasse le volet d’entreprise, il se poursuit comme mandat de conciergerie privée ou comme lifestyle management. Où s’arrête un family office et où commence un lifestyle manager est exposé dans notre article du Journal sur family office et lifestyle management.

Comment le travail est facturé

Le secteur connaît trois modèles : l’adhésion à l’année, le forfait sur un périmètre défini et les honoraires par mandat. Veltracon Lifestyle n’a pas de grille tarifaire et ne vend pas d’adhésions ; chaque mandat est chiffré pour lui-même, par écrit, avant tout engagement. Une entreprise qui veut un cadre fixe pour des besoins récurrents l’obtient : un accord permanent à périmètre défini, afin que l’équipe interne sache ce qu’elle peut demander sans demander deux fois.