Корпоративный консьерж

Зачем нужен корпоративный консьерж

Компаниям редко не хватает толковых ассистентов. Им не хватает доступа — стола, которого нет, рейса, который уже ушёл, ложи, распределённой в прошлом сезоне. Корпоративный консьерж существует ровно для той части, которую нельзя решить, стараясь сильнее внутри компании.

Где это обычно применяется

• Поездки руководителей и совета директоров, включая изменения в последний момент и частную авиацию
• Приём клиентов: спорт, церемонии, недели моды, частные концерты и ужины
• Корпоративные мероприятия, где площадка, артисты и логистика должны быть одним мандатом
• Личная охрана и кибербезопасность для сотрудников в поездках
• Релокация и школы для руководителей, переезжающих в другую страну
• Постоянные договорённости для повторяющихся задач, чтобы ничего не согласовывать дважды

Как это соотносится с вашей командой

В большинстве соглашений мы — эскалация, а не замена. Внутренний ассистент ведёт календарь и обычные бронирования; мы берём запросы, на которые открытый рынок отвечает «нет». Так мандат остаётся небольшим, а его ценность — очевидной.

Конфиденциальность, закреплённая письменно

Конфиденциальность согласуется до начала мандата. Мы не публикуем имён клиентов, отзывов и кейсов — даже обезличенных. Для сервиса, которым пользуются первые лица, это не деталь.

Что включает корпоративный консьерж-сервис, а что нет

Корпоративный мандат даёт компании один номер для всего, что лежит вне её собственных операций: поездки руководителей и совета директоров, в том числе частная авиация; приём клиентов и корпоративные мероприятия; личная охрана для тех, кто в разъездах; и переезд, школы и дом руководителя, меняющего страну. Компании открыт весь наш консьерж-сервис, все девять направлений. Какие из них задействованы, зависит от того, как ездят её люди и кого она принимает.

Чего он не включает: всего, что сделало бы нас вторым тревел-отделом. Мы не обрабатываем отчёты о расходах, не заменяем ассистента руководителя и не забираем то, что внутренняя команда и так делает хорошо. Мы — эскалация для запроса, на который открытый рынок отвечает «нет». Медицинские вопросы руководителей в поездках координируются с медицинским брендом группы, Veltracon Medical; медицинское дежурство и управление рисками в поездках для тех, кто в дороге, — с Shadow ICU.

Как работает корпоративный мандат

• Запрос. Обычно он приходит от ассистента, руководителя аппарата или семейного офиса: что нужно, для кого, к какому сроку и что внутренняя команда уже пробовала.
• Оценка. Вы сразу слышите, выполнимо ли это и от чего зависит. Если запрос невыполним, мы говорим об этом, а не берём мандат в надежде на удачу.
• Условия. Объём, гонорар и конфиденциальность письменно, до любых обязательств, для одного мероприятия или как постоянное соглашение для повторяющихся нужд, чтобы ничего не обсуждать дважды.
• Работа. Мандат ведёт один партнёр; у вашего ассистента одно контактное лицо и одно досье. Специалисты и сеть работают за этим именем.
• Передача. Что организовано, для кого и на каких условиях — задокументировано для вас. Имена клиентов не покидают этих стен.

Для кого это

Компании, руководство которых часто в разъездах; семейные офисы, которые предпочитают делегировать частную сторону жизни первого лица, а не выстраивать эту функцию самостоятельно; и фирмы, принимающие клиентов на уровне, где сама организация — часть впечатления. Мандат держит компания. Досье — у руководителя, а часто и у семьи за ним; когда эта частная сторона перерастает корпоративную, она продолжается как мандат персонального консьержа или как lifestyle-менеджмент. Где заканчивается семейный офис и начинается lifestyle-менеджер, изложено в нашей статье в журнале о семейном офисе и lifestyle-менеджменте.

Как эта работа оплачивается

В отрасли известны три модели: членство на год, абонентское обслуживание в определённом объёме и гонорар за мандат. Veltracon Lifestyle не продаёт членство и обходится без прейскуранта; стоимость каждого мандата определяется отдельно, письменно и до любых обязательств. Компания, которой нужны твёрдые рамки для повторяющихся нужд, их получает: постоянное соглашение с оговорённым объёмом, чтобы внутренняя команда знала, что она может запросить, не спрашивая дважды.