الكونسيرج للشركات

لماذا وُجد كونسيرج الشركات

قلّما تفتقر الشركات إلى مساعدين أكفاء. ما ينقصها هو الوصول - الطاولة غير المتاحة، والرحلة التي أقلعت، والمقصورة التي وُزّعت الموسم الماضي. ووُجد كونسيرج الشركات تحديدًا لذلك الجزء الذي لا يحلّه مزيد من الجهد الداخلي.

أين يُستخدم عادةً

• سفر المسؤولين وأعضاء مجلس الإدارة، بما في ذلك التغييرات في اللحظة الأخيرة والطيران الخاص
• استضافة العملاء: الرياضة وحفلات التكريم وأسابيع الموضة والحفلات والعشاءات الخاصة
• فعاليات الشركات التي يجب أن يكون فيها المكان والفنانون واللوجستيات تكليفًا واحدًا
• الحماية الشخصية والأمن السيبراني للعاملين المسافرين
• الانتقال والدراسة للمسؤولين الذين ينتقلون إلى بلد آخر
• ترتيبات دائمة للاحتياجات المتكرّرة، حتى لا يُتفاوض على شيء مرتين

كيف يتكامل ذلك مع فريقك

في معظم الترتيبات نحن جهة التصعيد لا البديل. فالمساعد الداخلي يتولّى التقويم والحجوزات الاعتيادية؛ ونحن نأخذ الطلبات التي يردّ عليها السوق المفتوح بـ«لا». وهكذا يبقى التكليف صغيرًا وقيمته واضحة.

التكتّم، كتابةً

يُتفق على السرّية قبل بدء أي تكليف. ولا ننشر أسماء عملاء ولا شهادات ولا دراسات حالة - ولا حتى مجهّلة الهوية. وبالنسبة لخدمة يستخدمها قادة الشركات، هذا ليس تفصيلًا.

ما تشمله خدمات كونسيرج الشركات، وما لا تشمله

يمنح التكليف المؤسسي الشركة رقمًا واحدًا لكل ما يقع خارج عملياتها: سفر المسؤولين التنفيذيين وأعضاء مجلس الإدارة، بما في ذلك الطيران الخاص؛ وضيافة العملاء وفعاليات الشركة؛ والحماية الشخصية لمن يسافرون؛ وانتقال مسؤول تنفيذي إلى بلد آخر ومدارس أبنائه وشؤون منزله. خدمات الكونسيرج التسع لدينا كلها متاحة للشركة. وأيها يُستخدم يتوقف على كيفية سفر موظفيها ومن تستضيفه.

وما لا يشمله هو كل ما يجعل منا مكتب سفر ثانيًا. نحن لا نعالج النفقات، ولا نحلّ محل المساعد التنفيذي، ولا نتولى ما يجيده الفريق الداخلي أصلًا. نحن جهة التصعيد للطلب الذي يكون جواب السوق المفتوحة عليه: لا. الشؤون الطبية للمسؤولين التنفيذيين المسافرين تُنسَّق مع العلامة الطبية للمجموعة، Veltracon Medical؛ والاستعداد الطبي وإدارة مخاطر السفر لمن هم على الطريق مع Shadow ICU.

كيف يسير التكليف المؤسسي

• الطلب. يأتي عادةً من مساعد أو رئيس ديوان أو المكتب العائلي: ما المطلوب، ولمن، وفي أي موعد، وما الذي جرّبه الفريق الداخلي بالفعل.
• التقييم. تسمعون فورًا ما إذا كان الأمر ممكنًا وعلامَ يتوقف. وإذا تعذّر تلبية طلب، نقول ذلك بدلًا من قبول التكليف والاعتماد على الأمل.
• الشروط. النطاق والأتعاب والسرية كتابةً قبل الالتزام بأي شيء، لفعالية واحدة أو كترتيب دائم للاحتياجات المتكرّرة، حتى لا يُتفاوض على شيء مرتين.
• العمل. شريك واحد يتولى التكليف؛ ويحتفظ مساعدكم بجهة تواصل واحدة وملف واحد. والاختصاصيون والشبكة يعملون خلف ذلك الاسم.
• التسليم. ما رُتِّب، ولمن، وبأي شروط، موثّقًا لسجلاتكم. ولا يغادر اسم أي عميل الغرفة.

لمن هذه الخدمة

الشركات التي تسافر قيادتها كثيرًا؛ والمكاتب العائلية التي تفضّل إسناد الجانب الخاص من حياة صاحب الثروة على بناء هذه الوظيفة بنفسها؛ والشركات التي تستضيف عملاءها في مستوى تكون فيه الترتيبات نفسها جزءًا من الانطباع. الشركة تحمل التكليف. والمسؤول التنفيذي، وكثيرًا ما تكون العائلة من خلفه، يحمل الملف؛ وحين يتجاوز ذلك الجانب الخاص الجانبَ المؤسسي، يستمر كتكليف الكونسيرج الشخصي أو في صورة إدارة نمط الحياة. أما أين ينتهي المكتب العائلي ويبدأ مدير نمط الحياة فنبيّنه في مقالنا في المجلة عن المكتب العائلي وإدارة نمط الحياة.

كيف يُحتسب أجر هذا العمل

يعرف القطاع ثلاثة نماذج: عضوية بالسنة، وأتعاب ثابتة مقابل نطاق محدد، ورسوم لكل تكليف. Veltracon Lifestyle لا تبيع عضويات ولا تعتمد قائمة أسعار؛ فكل تكليف يُسعَّر بشروطه الخاصة، كتابةً، قبل الالتزام بأي شيء. والشركة التي تريد إطارًا ثابتًا للاحتياجات المتكرّرة تحصل عليه: ترتيب دائم بنطاق محدد، فيعرف الفريق الداخلي ما يمكنه طلبه من دون أن يسأل مرتين.